Tantangan & Solusi Manajemen Proyek

Bekerja dengan tim membutuhkan usaha dan keterampilan untuk menyumbangkan sesuatu yang berharga. Menyelesaikan satu proyek datang dengan banyak tantangan yang bisa membuat frustrasi. Untungnya, ada alat dan perlengkapan sebagai hasil dari teknologi canggih, yang dapat diandalkan oleh organisasi saat ini. Itu tidak akan berhasil tanpa pengetahuan dan keterampilan setiap orang yang terlibat dalam proyek.

Banyak organisasi masih menghadapi kesulitan, meskipun bekerja dengan tim dan semua alat canggih. Artikel ini akan menunjukkan berbagai tantangan yang mungkin dihadapi manajemen proyek bersama dengan solusi yang mungkin.

Cara Efektif untuk Mengatasi Tantangan Manajemen Proyek

1. Kurang komunikasi

Komunikasi memiliki peran besar dalam menyelesaikan sebuah proyek. Namun, sebagian besar interaksi akhir-akhir ini dilakukan dari jarak jauh dengan mengandalkan berbagai perangkat lunak. Hal ini membuat proses lebih rumit yang mengakibatkan keterampilan manajemen yang buruk. Beberapa agenda dapat diabaikan dan tidak didiskusikan dengan jelas di layar, yang dapat menyesatkan jalan proyek.

Perusahaan cenderung segera memperkenalkan alat untuk memecahkan masalah. Tapi, penting juga untuk memahami akar masalahnya sebelum mengambil tindakan. Itu harus selaras dengan jenis proyek yang Anda kerjakan agar tidak membuang waktu, tenaga, dan sumber daya.

Manajemen tugas dapat membantu mengurangi komunikasi yang buruk saat menyelesaikan proyek. Ini melibatkan daftar tugas untuk mengatur dengan lebih baik apa yang perlu dilakukan dalam garis waktu tertentu. Ini juga menguntungkan seluruh proses brainstorming. Lebih mudah untuk menghasilkan ide ketika semuanya berada di tempat yang tepat.

Pemimpin tim dapat menggunakan berbagai alat untuk mengembangkan rencana konkret dan mengambil tindakan untuk melihat kemajuan di sepanjang jalan. Kemudian lagi, komunikasi adalah kunci untuk melanjutkan skema dan juga untuk menghindari kesalahpahaman dalam jangka waktu.

2. Keterlibatan yang buruk

Bekerja sebagai tim membutuhkan kontribusi Anda, tidak peduli seberapa besar atau kecil itu. Sebuah organisasi terdiri dari pemangku kepentingan, anggota, dan klien yang harus bertindak bersama untuk mewujudkan tujuan yang ditetapkan. Orang-orang yang terjerat dengan bisnis semuanya bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan proyek. Ini adalah kerja tim, oleh karena itu ide dan pendapat setiap orang akan berarti di setiap langkah.

Bekerja dengan seseorang yang tidak menunjukkan minat pada proyek dapat membuat frustrasi. Ini adalah masalah umum bagi perusahaan besar yang melibatkan pemangku kepentingan yang sangat terkenal. Tantangannya di sini adalah para pemangku kepentingan seringkali tidak memiliki cukup waktu untuk menghadiri pertemuan.

Pertama, Anda harus mengetahui penyebab putus asa. Mungkin karena kurangnya minat karena mendapatkan keuntungan kecil dari proyek tersebut. Atau, pemangku kepentingan sudah menerima sebuah proyek dan bisa jadi luar biasa untuk mendapatkan lebih banyak. Kurangnya keahlian juga membuat pemangku kepentingan tidak nyaman untuk terlibat dan hanya dapat menyebabkan konflik yang lebih besar.

Solusi terbaik adalah menjelaskan kepada pemangku kepentingan proyek itu sendiri. Undanglah mereka ke pertemuan terjadwal dan jangan lalai membuat rencana. Meskipun peran pemangku kepentingan tidak besar, kehadirannya dalam setiap pertemuan penting. Akui persyaratannya saat membuat janji temu dan juga ketahui keahlian spesifiknya. Berkomunikasi dengan lembut dengan pemangku kepentingan untuk membangun kepercayaan dan komitmen.

3. Kurangnya Sumber Daya

Waktu dan uang hanyalah dua faktor penting yang harus dipertimbangkan dalam menyelesaikan sebuah proyek. Dibutuhkan banyak sumber daya untuk meningkatkan efisiensi di setiap fase proyek. Akan lebih sulit untuk memvisualisasikan jalur kritis tanpa alat yang tepat dan juga tenaga kerja.

Menghadapi banyak proyek dengan sedikit sumber daya dapat merepotkan dan membuang waktu. Dengan demikian, berinvestasi dalam alat dan tenaga kerja yang berbeda sangat penting sejak awal untuk mencegah tugas yang berlebihan.

4. Pengambilan Keputusan yang Cacat

Melacak kemajuan benar-benar tidak mungkin tanpa pelaporan yang tepat. Manajer proyek berkewajiban untuk menyampaikan laporan waktu nyata kepada semua orang yang terlibat dalam proyek. Harus ada transparansi informasi untuk menghindari kesalahpahaman dan pengambilan keputusan yang salah.

Merumuskan database adalah salah satu solusi terbaik untuk mengkomunikasikan kondisi proyek saat ini kepada tim. Itu harus dapat diakses dan lengkap untuk dengan mudah membuat keputusan yang paling cocok. Selain itu, sangat penting untuk memeriksa kemajuan proyek dari waktu ke waktu.

Basis data juga memberi manajer proyek kendali penuh atas penugasan. Oleh karena itu, lebih mudah untuk mengelola proyek dengan visibilitas penuh yang juga menguntungkan pengambilan keputusan.

5. Menghadapi Beberapa Risiko

Risiko bukanlah hal baru dalam menjalankan sebuah organisasi. Akan selalu ada risiko di sepanjang jalan dan tidak mengejutkan sama sekali.

Perencanaan akan selalu menjadi awal yang baik dalam membuat sebuah proyek. Namun, beberapa organisasi terjebak dalam tahap persiapan dan takut menghadapi potensi risiko. Tanggapan seperti itu dapat menyebabkan lebih banyak masalah di masa depan jika Anda tidak melakukan apa-apa.

Cobalah untuk menjalankan rencana manajemen risiko di tahap awal proyek. Ini akan menghemat waktu, tenaga, dan uang dalam jangka panjang, dan menjamin masa depan yang baik bagi perusahaan Anda. Hal ini dapat diandalkan dalam menyebutkan kemungkinan risiko dan dalam memberikan rencana aksi untuk mengurangi masalah tertentu.

Jangan khawatir karena ada badan profesional yang dapat membantu Anda menghilangkan risiko. Ini berlaku untuk jenis risiko apa pun, karenanya harus menjaga organisasi Anda tetap utuh saat mengerjakan proyek yang diperlukan.

10 Tantangan Manajemen Proyek Lainnya dan Cara Mengatasinya

Menurut sebuah laporan yang diterbitkan di ulasan Bisnis Harvard , satu dari setiap enam proyek menelan biaya lebih dari 200 persen dari harga yang dianggarkan, dan sekitar 70% proyek TI tertunda. Manajer proyek bertanggung jawab untuk mencegah hal ini, tetapi mereka menghadapi banyak rintangan dalam melakukannya.

10 More Project Management Challenges and How to Overcome Them
Apa itu Manajer Proyek?

Kami telah menyusun daftar sembilan kesulitan manajemen proyek yang paling umum, serta saran tentang cara menghadapinya saat muncul.

  1. Ruang lingkup merayap
  2. Kurang komunikasi
  3. Kurangnya tujuan yang jelas dan kriteria keberhasilan
  4. Masalah penganggaran
  5. Keterampilan anggota tim yang tidak memadai
  6. Manajemen risiko yang tidak memadai
  7. Kurangnya akuntabilitas
  8. Keterlibatan pemangku kepentingan yang terbatas
  9. Tenggat waktu yang tidak realistis

Pikiran Akhir

Memang, manajemen proyek penuh dengan tantangan yang menuntut waktu dan upaya Anda untuk mengatasinya. Di antara masalah utama ketika mengerjakan proyek besar adalah kurangnya sumber daya, pengetahuan, dan pemahaman dalam organisasi. Masalah tersebut dapat dihindari melalui komunikasi yang lebih baik antara tenaga kerja, dan juga dengan alat yang tepat untuk membantu, seperti perangkat lunak manajemen proyek untuk tim .

Leave a Comment